電話中のメモ

　その人の職種やプライベートでの連絡方法によって、電話の使用頻度というのは違ってきます。たわいない連絡から重要な用件まで、電話の内容も多種多様となります。
ウッカリ者の私にとっては、電話をする前に話すべき内容や確認する項目をメモにリストアップしておくことは必須なのであります。

■リーガルパッド
　自宅で電話をかける場合、ほとんどリーガルパッドを使用します。
まず右上に今日の日付と現在時刻を記入。最上段に相手の会社名と担当者名（かける前に担当者名が分からない場合は、「担当者：」と見出しのみ記入）
次に用件を記入。左端にチェックボックス”□”を書いてから用件の見出しを書きます。
その用件がさらに細かい項目を含む場合、大項目の下にインデントさせてチェックボックスを書いてから小項目を記入。
思いついたことや、相手に聞かれそうなことも余白をたっぷりとってメモしておきます。

　さて、実際に電話をかけて相手が出た時点で、相手の名前と性別を「担当者：」の右に記入。最初の時点で名乗らなかった場合は、でっかく○を書いておきます（最後に名前の確認を漏らさないため）。現在時刻もできれば記入すべきですが、携帯でかける場合はあとで確認してもＯＫです。
用件を上から順番に処理していき、完了すればチェックボックスにチェックを入れます。
このとき、最初にメモを作成したときとは違う色のペンを使うようにしましょう。こうすると自分であらかじめ書いていた内容と、相手から聞いた内容との区別がつかなくなることを避けられます。

こうして必要項目にすべてチェックがついたら電話は終了です。相手の名前も必ず再確認し、電話を切ってから現在時刻を最後に記入。
次にメモ全体を読み返して、必要があればさらに書き込みをします。次のアクションが必要な場合は、それに関してもメモ。その場合、さらにペンの色を変えるほうがいいでしょう。

ここまできてからこれらの項目をデジタルデータとして入力していきます。私の場合はＨＰ２００ＬＸになるわけですが、もちろん普通のパソコンで入力してもかまいません。
このときに気をつけたいのが、プレーンテキストで入力しておくこと。デジタルデータに記録しておく理由はのちの検索にあるわけですから、体裁にこだわる必要はありません。
手書きのメモでは色を変えて記入しましたが、デジタル入力では、

　私）・・・
　権田原さん）・・・・

　＜私見＞　・・・・・

といった具合に区別さえできればいいのです。

デジタル入力が終われば、メモをスキャンしておきます。スキャン済みのメモは袋ファイルへ放り込んですべて完了。１日か２日ほど書類トレーに寝かせてから、袋ファイルに入れるか判断してもいいでしょう。

最初の段階からすべてデジタルで処理しようなどとは、ゆめゆめ考えないことです。
また、外出先で急に電話を受けた場合はともかく、座って電話ができるような状況では大きめの紙にメモをとっていくほうがいいでしょう。

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リーガルパッドにメモると言えばこの映画。なかなか参考になります。

●参照動画
All the President's Men　http://www.youtube.com/watch?v=rRH-Ywcpnk0